03/2010

ADPS, software para las Asociaciones de pensionistas y jubilados   

ÍNDICE

Socios

Esta es la ficha donde tendremos todos los datos de cada socio: nombre, dirección, teléfonos, fotografía, etc. y la lista de todos los eventos que el socio tiene.

ADPS, software para las Asociaciones de pensionistas y jubilados
 

Número de Socio. Es el numero que cada socio tiene. Cuando se crea una nueva ficha el software asigna un número libre automáticamente. Este número se puede cambiar cuando es una ficha nueva, asignando uno que no exista. Una vez guardado la ficha este número no se puede cambiar.

D.N.I. En este apartado introduciremos el dni del socio, con un total de 8 dígitos, la letra la calcula el software automáticamente, por lo que nos sirve de comprobación de que los números introducidos son los correctos.

Fecha de nacimiento y fecha de alta. En estos campos (datos) nos indica un número en verde, el cual se calcula para saber la edad, y los años que el socio esta en la asociación.

Baja o fecha de baja. Si se quiere dar de baja al socio se presionara en la casilla activar, y este escribirá de forma automática la fecha y el motivo, destacando esta parte de la ficha con un fondo amarillo. Aunque se puede eliminar la ficha no es conveniente ya que no ocupa lugar y si tendremos un histórico de la ficha.

Documentos relacionados. Este apartado es muy útil en el caso que tengamos documentos relacionados: textos, word, exel, etc. ya que desde el explorador de windows podemos arrastrar los documentos y soltarlos en este apartado. Para ver un documento solo hay que seleccionarlo y pinchar en el icono ver archivo. Esto producirá la ejecución del archivo con el programa asociado al mismo.

Cobro de eventos. Gracias a este apartado tendremos una lista con todos los eventos que el socio tenga. Presionando en el botón que esta en la parte izquierda de la lista (edit), activarenos la ficha editar eventos con todos los datos de dicho evento, pudiendo modificarlo o eliminarlo.

Imagen del socio. Una vez capturada o escaneada la imagen hay que dejarla en la carpeta C:\SerInfo JFP\Adps\bitmaps\Fotos con el mismo nombre que el número de socio. (0003848.jpg). Los ceros de delante hay que ponerlos también. El software ADPS nos enseñara automáticamente la imagen del socio. En la parte derecha de la imagen hay un icono azul, presionando sobre el nos activara la carpeta donde se guardan las imagenes. (C:\SerInfo JFP\Adps\bitmaps\Fotos\0003848.jpg). Cuando se elimina una ficha del socio, la imagen del mismo, no se elimina. Si queremos eliminarla hay que ir a la carpeta y eliminarla manualmente.
Nota: Las fotografías de los socios se pueden guardar en cualquier parte de nuestro disco duro, e incluso en red. La variable que controla esta ruta es el <Path> que esta definida dentro del archivo Config.fpw, y es editable con cualquier procesador de texto, y si esta falla se buscara en la variable Control.RutaImage y si esta falla también, se busca en Bitmaps\Fotos que es la de por defecto.

Carnet. Si activamos esta casilla, a la hora de imprimir el carnet del socio en formato A4, tendremos todas las fichas cuya casilla esten activas. Si pasamos el puntero del ratón por esta casilla nos dira cuantas fichas estan seleccionadas. Esto es útil para poder generar los 10 carnet que caben en la hoja.

Correo electrónico E-mail. Si introducimos la dirección de correo y presionamos el botón que esta en la parte derecha, activaremos el software predeterminado de correo electrónico que tengamos asociado. Esto es muy útil para comunicar al socio cualquier comunicado.

Listados o report. Si presionamos en el icono informes que esta en la barra de herramientas especial, accederemos a un formulario donde podemos seleccionar distintos listados de salida.

Buscar un socio. Se accede desde la Barra de herramientas -> búsquedas rápidas. (Icono con unos prismáticos). Introduciremos el número del socio o los apellidos, y a medida que vayamos introduciendo dígitos veremos que la ficha del socio que se encuentra en la parte trasera, cambia los datos para presentarnos la ficha del socio buscada.

Busqueda directa por número de Socio. Cuando la ficha del socio esta creada y guardada, se puede introducir el número de socio e iremos a la ficha del número introducido, presionando la tecla intro. Es una forma muy rápida y simple de buscar directamente la ficha del socio. Esta operación no modifica el número del socio, ya que una vez guardada la ficha el número no se puede alterar o modificar.

Condición especial mayor de ... En la ficha del socio sale un letrero en rojo Mayor de 80 y antigüedad más de 15 años. Esto puede ser muy interesante si la asociación tiene unas normas. Por ejemplo los socios que cumplan estas condiciones no pagan las anualidades. Existe un listado que refleja los socios con estas condiciones.
Las variables que controlan las condiciones son: Mayor de... Control.nMayorde y antigüedad es mayor a ... Control.nAntigueda. Poner estas variables a 99 significa que el letrero nunca saldrá.

Pestaña Lista. Sin salir del formulario podemos ver una lista de todos los socios. Para seleccionar uno pinché en la línea que quiera ver y luego active la pestaña de entrada de datos, que esta en la parte superior izquierda del formulario.

Truco: Para cambiar de ficha rápidamente podemos mover la rueda central del Mouse, colocando este en un borde de la ficha. Esta función es muy útil para un desplazamiento rápido.

Eliminar o borrar una ficha socio. Si eliminamos una ficha, antes nos preguntara si realmente queremos eliminarla. En caso afirmativo la ficha quedara borrada y todos los eventos que la ficha tengan relación. Con esto se consigue que los eventos no queden huérfanos. Ha este proceso se llama integridad referencial y la controla la propia bases de datos. Después de este proceso es conveniente el compactar la base de datos, para la eliminación definitiva de los datos.

Nota: La ordenación de las fichas por defecto se hace por códigos, pero es posible ordenarlas por varios campos: Nombre, Fecha de alta, Fecha de nacimiento, etc, por medio de la barra de herramientas.
El manejo de la ficha se hace a través de la barra de herramientas.

Vea también barra de herramientas especiales. Tarjetas del socio, compartir datos en red, compartir fotografías de los socios
 
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